LUG大型活动指南
本文档描述了LUG举办大型活动的一些流程与经验，供参考。
活动形式
LUG每学期一般举办两次大型活动。根据往年经验，活动的参与人数为100～150人。
活动以讲座为主要形式，一般邀请1名在开源社区有一定影响力的嘉宾，LUG会员再准备2场讲座，一次活动3场讲座，持续2～2.5小时。讲座期间穿插互动问答和发放奖品环节，奖品一般是U盘、Ubuntu等赞助商提供的纪念品。由于是大众讲座，内容不宜过难、过偏。
也可以采用展览会的形式，分若干展台现场展示、体验Linux。
经典活动内容
- Linux User Party
- Linux Install Party
- Software Freedom Day
- Ubuntu Release Party
Linux User Party可以在任何时候举办，面向有一定基础的Linux用户，介绍Linux使用的技巧。
Linux Install Party可以在任何时候举办，主题是Linux安装。
Software Freedom Day在每年9月全球同步举办，展示开源与自由软件（FOSS）的魅力。
Ubuntu Release Party在每年的6月和12月Ubuntu发布时均可举办，宣传Ubuntu桌面。
可用场地及主管部门
- 三教、二教、五教大教室（教务处）
- 西活学术报告厅（西活物管）
- 西活多功能厅（西活物管）
- 水上报告厅（东活物管）
注意，除教室以外的场地比较紧张，最好提前两周申请，以免被其他组织捷足先登。
宣传渠道
- 邮件列表
- BBS Notice版、Linux版
- 海报
- 人人网、G+等SNS
- 传单（可发到上课班级和寝室门口）
- 飞信
- 校园短信平台（联系boj发布）
可以贴海报的地方
东区重点：
- 二教前
- 五教内
- 浴室北侧宣传栏
- 221少院寝室楼门口
东区其他：
- 五教路上的工地围栏
- 学生食堂门口
- 320女生寝室楼门口
- 321门口
- 322门口
- 四牌楼两栋物院寝室楼内
西区重点：
- 本科生食堂门口斜向宣传栏
- 本科生食堂门口较高的宣传栏
- 校车站
- 三教A楼B楼之间和旁边路上的宣传栏
- 研究生10号楼前
西区其他：
- 本科生4号楼前宣传栏
- 三教和西活之间路上的宣传栏（慎贴！）
- 图书馆内
- 电三楼内
- 研究生其他楼前
活动筹办流程
- 在邮件列表讨论活动举办的可行性（4周前）
- 邀请嘉宾（3周前）
- 写计划书，交社团管指委学术科技部审批（3周前）
- 持审批通过的计划书填写场地申请单，并交场地主管部门（2周前）
- 设计宣传海报，发到邮件列表征求意见（1周前）
- 活动筹办会议，海报等宣传材料定稿，分配任务（1周前）
- 海报付印（1周前）
- 张贴海报（5天前）
- 邮件列表、BBS Notice&Linux版、人人网等SNS发通知（5天前）
- 预订嘉宾住宿的酒店（5天前）
- 准备演讲slides（5天前）
- 会员飞信通知（3天前）
- 活动举办当天
- 撰写新闻稿，发布到LUG博客，上交校团委，投稿开源网站（活动之日起3天内）
- 整理活动照片、视频、slides，上传到FTP，更新wiki（活动之日起3天内）
- 财务收集发票、补全计划书总结篇、报销（活动之日起7天内）
- 财务结账、记录、公布（活动之日起7天内）
活动当天
- 嘉宾接站
- 预订LUD饭店
- 提前布置场地（1小时前）
- 活动场地门口要有专人引导、发放光盘或宣传材料等
- 活动过程中，要有专人从不同角度拍照，有条件的可以录像、直播
- 活动结束后LUD
- 陪嘉宾去酒店
可以报销的发票
- 嘉宾的交通费、住宿费
- 以协会名义购买图书
- 用于活动的办公用品
- 用于奖品的U盘等便宜电子产品
- 印刷海报、传单、学习资料
- 定额发票
- 出租车发票
- 中科超市小票换发票，用于活动现场饮食
注意，活动报销金额=min{有效发票总金额，活动二级审批金额}
活动申报流程
- 杨亚项目：上学期末申报，学期初批准
- 团委专项：学期初申报，需要写答辩PPT
- 普通项目：没申上杨亚或专项的可以申普通项目（学期中任何时间均可申请），原则上只批准所申经费的60%。
活动可以报销的经费数额，以团委老师的二级审批为准。
备忘
团委楼：东区四牌楼之一，230寝室楼对面
2013年之后，团委搬迁至东区礼堂二楼。
计划书等文档下载：http://shetuan.ustc.edu.cn/zlxz/wdxz/
申请场地：找校团委杨思老师（在团委楼一楼最里面左手边的办公室）
新闻稿：活动结束后三日内发到 ascnews@126.com
社团管指委值班时间：周一至周五下午5点~6点。
报销：大额报销前先与管指委财务联系，以便备好现金。报销前首先写好计划书总结篇（手写即可），在每张发票背面写好自己的姓名、协会名称（Linux用户协会）和电话，不然到管指委办公室还得写。
